Auftragsdatenverarbeitung [iSd Art 28 DSGVO]

1. Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Der Auftragsverarbeiter (im Folgenden Auftragnehmer oder digicom)) GmbH genannt) erhält personenbezogene Daten im Rahmen des jeweiligen Vertragsverhältnisses, das die Rechtsgrundlage für spezifische Projekte bzw. Arbeitsaufträge bildet. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich gemäß AGB und hat jederzeit die einschlägigen Datenschutzbestimmungen einzuhalten, einschließlich (jedoch nicht nur) der Verordnung bezüglich Datenschutz und -sicherheit.

Die Verantwortung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten obliegt ausschließlich dem Verantwortlichen. Der Verantwortliche (im Folgenden Auftraggeber oder Kunde/Vertragspartner genannt) ist verantwortlich für die Einhaltung seiner Pflichten unter datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere für die Rechtfertigung der Übermittlung von personenbezogenen Daten sowie der Entscheidung über die Verarbeitung und Nutzung der Daten.

2. Gegenstand der Vereinbarung

Dieses Dokument konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus den bereits bestehenden und zukünftigen Vertragsbeziehungen und damit verbundenen Auftragsdatenverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung in allen Tätigkeiten (inkl. Cloud Services), die mit abgeschlossenen Verträgen in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers in Berührung kommen können.

Aus der Vertragsbeziehung lässt sich Gegenstand und Dauer des Auftrages, sowie Umfang und Art der möglichen Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung ableiten.

Insbesondere können die Datenkategorien wie zB Kontaktdaten, Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt, Vertragsinteresse), Verrechnungsdaten, Bonitätsdaten, Bestelldaten, Entgeltdaten, Kundendaten, Personaldaten etc. betroffen sein.

Als Betroffenenkategorie können daher zB Kunden, Interessenten, Lieferanten, Ansprechpartner, Beschäftigte, Handelsvertreter, Abonnenten usw. in Frage kommen.

3. Dauer der Auftragsdatenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, also dies zur Erfüllung des Vertrages mit der betroffenen Person oder Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (zB 7-jährige Aufbewahrungsfristen im Sinne des UGB, BAO) oder Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, mindestens aber für die Dauer des Vertragsverhältnisses.

4. Technisch-organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art 28 Abs 3 lit c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art 5 Abs 1, Abs 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art 32 Abs 1 DSGVO zu berücksichtigen [Einzelheiten in Anlage 1].

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

  • Der Auftragnehmer ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner beim Auftragnehmer wird Frau [Doris, Raab, Organisation, 0732-681781-512, d.raab@digicom.co.at] benannt.
  • Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art 28 Abs 3 S 2 lit b, 29, 32 Abs 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
  • Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art 28 Abs 3 S 2 lit c, 32 DS-GVO [Einzelheiten in Anlage 1].
  • Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
  • Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
  • Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
  • Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
  • Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach „9. Kontrollrecht des Auftraggebers“ dieser Vereinbarung.

6. Unterauftragsverhältnisse

Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Dazu zählen auch Nebenleistungen, die der Auftragnehmer zB als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) auch ohne ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher.

7. Ort der Durchführung der Datenverarbeitung

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Sollten Datenverarbeitungstätigkeiten zumindest zum Teil auch außerhalb der EU bzw. des EWR durchgeführt werden, ergibt sich das angemessene Datenschutzniveau aus

  • einen Angemessenheitsbeschluss der Kommission (Art 45 Abs 3 DSGVO);
  • verbindlichen internen Datenschutzvorschriften (Art 46 Abs 2 lit b iVm 47 DSGVO);
  • durch Standarddatenschutzklauseln (Art 46 Abs 2 lit c und d DSGVO);
  • durch genehmigte Verhaltensregeln (Art 46 Abs 2 lit e iVm 40 DSGVO);
  • durch einen genehmigten Zertifizierungsmechanismus (Art 46 Abs 2 lit f iVm 42 DSGVO).
  • durch sonstige Maßnahmen (Art 46 Abs 2 lit a, Abs 3 lit a und b DSGVO)

Der Auftragnehmer weist ausdrücklich darauf hin, dass sich in den vom Auftragnehmer angebotenen Leistungen Produkte befinden, bei denen keine konkrete Auskunft über den Ort der Durchführung der Datenverarbeitung geben werden kann. Auf ausdrücklichen Wunsch des Auftraggebers stellt der Auftragnehmer jedoch die AGB der jeweiligen Hersteller zur Verfügung.

8. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. Der Auftragnehmer ergreift die technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit der Auftraggeber die Rechte der betroffenen Person nach Kapitel III der DSGVO (Information, Auskunft, Berichtigung und Löschung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, sowie automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall) innerhalb der gesetzlichen Fristen jederzeit erfüllen kann und überlässt dem Auftraggeber alle dafür notwendigen Informationen.

Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

9. Kontrollrechte des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch

  • die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art 40 DSGVO;
  • die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art 42 DSGVO;
  • aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
  • eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit.

Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

10. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Art 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

  • die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen;
  • die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden;
  • die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen;
  • die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung;
  • die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde;

Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

11. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (in Textform).

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

12. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

 

ÜBER UNS

digicom)) besteht seit 1997 am umkämpften Telekommunikationsmarkt und betreut zahlreiche namhafte Kunden im Mitteleuropäischen Zentralraum. Tagtäglich und hautnah erleben wir die externen und internen Kommunikations-themen unserer Kunden.

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